Intelligence collective

Gérer son SI comme une copropriété

23 novembre 2012

Discussions interminables, augmentation des charges, mauvaise foi, soirée en famille sacrifiée, … si telle est votre vision de la copropriété, cet article va, nous l’espérons, vous faire changer d’avis.

Nous pensons qu’être impliqué dans la prise de décision sur la base d’instructions préparées collectivement, être transparent sur les investissements IT et leur apports Métier, argumenter sur la base de faits compréhensibles et partagés, tout ceci dans une ambiance de partenariat entre Metier et IT, est une nouvelle manière de gouverner son SI.
L’assemblée des copropriétaires du SI relève ce défi.

Quelle(s) ambition(s) pour l’assemblée des copropriétaires ?

Malgré de nombreuses initiatives, les DSI restent majoritairement confrontées à un manque de visibilité auprès des métiers. Généralement cantonnées à un rôle de fournisseur de services, elles sont peu impliquées dans la stratégie de l’entreprise, subissent la vision du business et appliquent les transformations décidées par d’autres. Ce mode “client-fournisseur” créé une réelle difficulté à aller au-devant du métier ce qui freine l’évolution du Système d’Information et restreint la capacité d’innovation par la DSI.

Paradoxalement, dans notre monde de plus en plus “technologique”, nous avons la conviction que penser métier et technologie de façon dissociée ne sera bientôt plus possible. L’implication de la DSI dans la définition et la mise en oeuvre de la stratégie de l’entreprise devient indispensable. Associer métier et technologie est la seule manière de répondre aux usages de demain, voire de les anticiper.

Nous vous proposons ici une analyse et un retour d’expérience sur le changement de mode d’interaction des DSI avec les métiers, visant à dynamiser l’évolution du Système d’Information et à favoriser l’innovation.

Passer d’un mode client/fournisseur …..

Ce fonctionnement, qui convenons-en est le fonctionnement traditionnel, offre une vision réductrice du rôle de l’IT. Il ne permet pas de tirer parti des leviers technologiques de l’entreprise. Cette restriction prive la DSI des axes de rationalisation transverses et freine l’innovation.L’incompréhension de la DSI face aux besoins des métiers la place dans une posture de suiveur.

Nous avons identifiés plusieurs facteurs à l’origine de ce décalage :
  • Peu de maîtrise du langage des métiers et des urbanistes
  • Incapacité d’utiliser efficacement l’expertise afin de résoudre l’équation de la transversalité sans entrants fiables.
  • Faible visibilité de la DSI auprès des métiers ne permettant pas de défendre des business case IT convaincants (stratégie Datacenter, construction de socles techniques, mise en place de centre de compétences IT, etc…).

La DSI est alors perçue par les métiers comme un frein à l’évolution de l’entreprise. Elle ne permet pas un time-to-market suffisant et est pointée du doigt sur ce manque.

Ce mauvais positionnement est dû, en partie, à la gouvernance mise en place dans les entreprises. Les silos organisationnels et décisionnaires créent une fracture. Cela engendre une incompréhension mutuelle entre la DSI et les métiers qui incite au dédouanement en cas d’échec.

Pour bouger ces lignes, nous avons créé une instance de gouvernance SI mêlant partenaires métiers et techniques dont l’objectif majeur est d’instaurer un dialogue, de se projeter dans l’avenir et de “décider” en impliquant l’ensemble des parties prenantes.

… à l’assemblée de copropriétaire du SI

Cette logique de cohésion accélère l’implication et la responsabilisation des acteurs de la construction du SI. Cette assemblée réunit, en un même lieu et un même temps, l’IT et les métiers. De ce fait, la responsabilité de l’évolution du SI est partagée pour arriver à une prise de décision fiable et assumée.

L’assemblée des copropriétaires en elle-même, et sa préparation collégiale, augmentent la fiabilité et la transparence des instructions en impliquant l’ensemble des représentants. Encore mieux, elle donne du sens aux actions d’expertise par rapport aux besoins métiers en les inscrivant dans le projet d’entreprise. C’est de cette façon que sont également initiées l’appropriation et la conduite du changement dès les phases collectives de réflexion.

Pour sceller un partenariat durable entre copropriétaires, nous nous appuyons sur quelques recettes :

  • Développer une culture du consensus, du partenariat et de la responsabilisation
  • Créer une communauté « les copropriétaires du SI » et son instance de décision « l’assemblée des copropriétaires », fédératrice au sein de l’entreprise
  • Donner la capacité de prendre collectivement des décisions (métier, technologie) et à les assumer

Ce nouveau partenariat doit s’accompagner d’un droit à l’erreur accordé aux équipes aussi bien métier que technique. Cette culture de la prise d’initiative démultiplie la capacité d’innovation de l’entreprise tout en conservant le garde-fou nécessaire à sa bonne gouvernance : l’assemblée de copropriétaires.

Chez weave, le collaboratif et l’audace sont des réalités depuis plusieurs années entre les consultants, lors de nos missions ou de nos activités internes. Il est demandé à l’ensemble des « Weaver », du consultant à l’associé, d’apporter sa contribution dans la construction de l’entreprise. De nombreuses communautés coexistent, au sein desquelles chacun a le droit à la parole et à la prise d’initiatives nouvelles.

Mettre en œuvre ce nouveau partenariat avec les métiers, c’est faire du maillage entre le métier et la technologie le moteur de vos ambitions business. Cela permet de transformer la Direction IT en BT (Business Technology) et le rôle du CIO en CBTO (Chief Business Technology Officer).

Alors, combien de tantièmes voulez-vous prendre dans l’assemblée des copropriétaires du SI de votre entreprise ?

Clément Limodin
Jean-Patrick Girard (@girardjp)
Olivier Grandjean (@Ograndjean)

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