Open Banking

Banque de détail : des enjeux d’optimisation des coûts de transport insoupçonnés !

8 juin 2011

Lorsque l’on évoque le transport dans la banque, l’image qui ressort fréquemment est le « transport de fonds ».
S’il est vrai que les transports sécurisés sont une activité nécessaire notamment à l’alimentation des distributeurs automatiques de billets (DAB), en réalité une banque de détail utilise quotidiennement une grande variété de transports :

  • de la course locale aux liaisons quotidiennes nationales ;
  • de la lettre postale à la logistique des campagnes marketing ;
  • du transport des chèques circulants à l’acheminement des archives vers les centres de numérisation.

Ces flux de transport sont généralement pris en compte indépendamment les uns des autres et les banques ont souvent une méconnaissance du budget global de transport et des possibilités d’optimisation qu’il recèle.

Quels transports au sein d’une banque de détail ?

Le courrier « de ville » est un courrier de gestion (relevés de compte, appels de fonds) et/ou d’actions marketing (courrier acheminé par La Poste) envoyé à l’extérieur du réseau. Il est généralement considéré comme une dépense de transport car le coût d’affranchissement est fonction de la capacité de l’entreprise à standardiser et massifier les envois vers un même code postal. Il est de loin le poste principal avec près de 75% du budget total.
Le courrier interne est le second poste de coûts de transport (environ 17% du budget total). Il regroupe les échanges de dossiers entre les différentes entités du réseau : de l’agence commerciale vers les centres de traitement en back-office, des sites centraux vers le réseau, etc. Il s’agit d’un flux de transport quotidien, chaque agence recevant et/ou envoyant des dossiers tous les jours.
Les moyens de paiement représentent quelques pourcents du budget total. Il s’agit de l’acheminement des chéquiers et cartes bancaires depuis les personnalisateurs (« fabricants ») jusqu’aux entités du réseau et/ou directement auprès des clients. C’est un flux souvent quotidien.
PLV, économat et fournitures de bureau représentent de l’ordre de 3% du budget total. Ce sont les fournitures nécessaires à l’activité des différentes entités du réseau : supports publicitaires (affiches, totems, dépliants,…) et fournitures personnalisées (papier à entête, formulaire). La fréquence est hebdomadaire ou mensuelle en fonction du type d’entité.
Les archives sont des documents acheminés vers les centres de numérisation et/ou d’archivage. Ces archives peuvent être remises à la disposition du réseau (flux retour). Elles représentent de l’ordre de 2% du budget transport total.

Le budget transport total peut atteindre jusqu’à 40 000 € par an et par agence, soit pour une banque de détail ayant une couverture nationale un budget transport de près de 100 M€.

Comment optimiser ces coûts ?
Pour évaluer les enjeux et gains potentiels d’une démarche d’optimisation du transport, il est nécessaire de bien comprendre chacun des flux, ses spécificités et le niveau de service dont les directions métier ont besoin. A titre d’exemple :

  • Le courrier interne est souvent acheminé de nuit, soit déposé directement dans les agences, soit dans des boîtons. Dans le premier cas, le transporteur a besoin d’entrer dans l’agence, alors que dans le second cas, le dépôt et/ou la collecte se fait depuis l’extérieur de l’agence.  Il s’agit généralement d’un flux local effectué par des sociétés de courses, depuis et vers les centres administratifs de back-office qui sont des entités régionales.
  • La PLV et l’économat sont traditionnellement livrés de jour et remis au guichet de l’agence avec signature du bordereau de livraison. Dans ce cas, le transport est assuré par des « expressistes » nationaux.

Le niveau de traçabilité souhaité ou exigé pour ces différents flux de transport n’est pas forcement le même et doit être mis en cohérence avec la réalité du flux de transport et les possibilités des prestataires. Le ramassage et le dépôt des sacoches de courrier interne se font de nuit sans remise en main propre. Peut-on alors avoir le même niveau de traçabilité qu’un colis expédié avec un ordre de transport informatisé et remis en main propre contre signature ?

En fonction de l’état des lieux et en déclinant les axes possibles d’optimisation, on mesure assez rapidement les enjeux et gains d’une démarche transport.

  • Mutualiser les flux : peut-on s’appuyer sur les flux existants de courrier interne pour acheminer d’autres familles de produits (marketing / moyens de paiement) ?
  • Réaligner le niveau de service avec les besoins métier : quel niveau de service est le plus adéquat : Express vs Messagerie vs Course et avec quelle traçabilité ?
  • Négocier les conditions contractuelles : faut-il renégocier les prestations de gré à gré et/ou en conduisant un appel d’offres ?
  • Externaliser certaines activités : peut-on s’appuyer sur les prestataires externes ayant le savoir-faire nécessaire : salle courrier, affranchissement, mise sous pli ?
  • Contrôler le transport : comment suivre la bonne exécution du transport, vérifier la conformité des factures (entre ce qui est facturé et ce qui est « contractualisé ») ?
  • Massifier les expéditions : comment centraliser le courrier égrené pour bénéficier des tarifs « Industriel » et « Grand compte » ?

Notre expérience dans ce type de démarche nous montre que les gains potentiels peuvent représenter plusieurs millions d’euros.

Facteurs clés  d’une démarche d’optimisation transport au sein d’une banque de détail :

Une démarche d’optimisation transport au sein d’une banque de détail doit être gérée comme un projet à part entière, pour lequel plusieurs pré-requis sont à prendre en compte :

  • S’appuyer sur un sponsor ayant autorité : historiquement les commanditaires de ces différents flux de transport sont des entités métier et/ou des entités régionales. Il faut alors réussir à mobiliser ces entités pour lesquelles les enjeux du transport sont assez éloignés de leurs préoccupations premières. Dans ce sens, il est souhaitable de s’appuyer sur la direction responsable de la logistique du réseau.
  • Maîtriser les rouages de la banque de détail : il est nécessaire de connaître les exigences réglementaires comme par exemple les référentiels de sécurité imposés par la Banque de France dans le transport des chéquiers et cartes (RSC16 – Flux physique logistique).
  • Connaître le transport : même s’il s’agit de flux de transports propres à la banque de détail, les prestataires, bien qu’officiant pour d’autres secteurs, sont généralement spécialisés sur un type particulier de flux. Il est donc nécessaire de connaître ces différents marchés, leurs spécificités et les possibilités offertes par les transporteurs.

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