super héros lean
Industrie 4.0

Comment insuffler une culture Lean dans mon organisation ? – Episode 2

5 janvier 2016

Un précédent article montrait que « faire du Lean » ce n’est pas simplement déployer des outils pour améliorer les chiffres, c’est aussi un travail de fond sur la culture et les modes de fonctionnement.

Une fois qu’on a dit ça, qu’est-ce qu’on fait ?

On comprend vite que c’est une tâche plus ardue qu’il n’y parait : les actions reposent sur les volontés individuelles et les résultats sont difficiles à quantifier. Toute recommandation, pour réduire la surabondance de mails ou rendre les réunions plus efficaces, devient vite un vœu pieux si tout le monde ne se l’approprie pas.

Aucune solution n’est parfaite : il faut aborder ces sujets avec intelligence, inventivité et souplesse. Des cas d’école « classiques » nous apportent quelques pistes.


« J’en ai marre de devoir tout demander à mon n+1. Je n’ai aucune marge de manœuvre. »

Nous touchons du doigt un sentiment de déresponsabilisation ressenti par les gens. Volonté de sécuriser la moindre faille ? Manque de culture managériale ? … ou bien les deux ? Le fait est que les impacts sont doublement négatifs : le collaborateur n’est plus autonome et le manager perd son temps sur des tâches qu’il peut déléguer.

Une réponse peut être de proposer un coaching opérationnel pour chaque manager qui en ressent le besoin. En parallèle, un groupe de travail permettrait de lancer des actions généralisées à toute l’organisation.

Responsabilisation lean

1. Le coaching opérationnel des managers

Coacher des managers les fait passer d’une posture technique – autrement dit du micro management – à un vrai rôle d’encadrement. L’objectif, c’est faire grandir les équipes pour les rendre plus autonomes :

  • Un accompagnement sur les soft skills pour développer les savoir-être indispensables à un manager (éviter les jugements de valeur, être factuel, montrer l’exemple),
  • Par ailleurs, le manager teste des actions concrètes : déléguer l’animation des réunions d’équipe, laisser le collaborateur proposer des solutions lors d’une crise, etc.

2. Le groupe de travail sur la responsabilisation

Un groupe de travail en mode chantier permet de s’attaquer à des sujets structurants qui touchent l’ensemble de l’organisation. Pour que cela fonctionne, le groupe doit impérativement inclure tout ou une partie du Top Management. Des exemples d’actions :

  • Définir ce qu’on attend d’un manager, ses missions, ses rôles et responsabilités – sujet qui devra impliquer le/la responsable RH.
  • Clarifier les rôles et responsabilités sur un certain nombre d’actions opérationnelles, à travers la mise en place d’un RACI. L’intérêt de la démarche est d’amener les participants à remettre en question les niveaux de responsabilités existants (voir encadré ci-dessous).

Responsabilisation lean


« Je suis débordé par les mails. »mail

Commençons d’abord par une petite vidéo

Un client me disait récemment : « avant quand il n’y avait pas de mail, on faisait le tour des bureaux pour déposer les lettres et du coup on y réfléchissait à deux fois avant d’écrire la liste des destinataires ». Sans aller jusqu’à prétendre que c’était mieux avant, nous constatons qu’en moyenne les managers et les cadres passent de 2 à 3 heures par jour à traiter plus de 150 mails.

Le résultat ? Un flot d’information volumineux à traiter dans des délais tendus et qui est générateur de stress, les personnes n’arrivant plus à suivre les mails ni à les hiérarchiser.

Mais la quantité de mails que je reçois reflète-t-elle le niveau de mes responsabilités ou n’est-elle pas aussi symptomatique d’un mode de pensée ? A titre d’exemple, on constate plusieurs types de mails :

  • Le mail j’ouvre-mon-parapluie : « je me protège en écrivant un mail, comme ça je garde une trace et si la terre entière est en copie, c’est encore mieux »,
  • Le mail je-roule-des-mécaniques : « je suis le plus beau, le plus fort, regardez comme j’ai beaucoup travaillé »,
  • Le mail je-veux-tout-contrôler : « mettez-moi toujours en copie svp, j’ai besoin d’avoir toutes ces infos vous comprenez, vu mon niveau de responsabilité »,
  • Le mail ping-pong : « le contenu du mail a complètement dévié du sujet initial mais pas grave je continue d’argumenter avec mon collègue et tout le monde en copie assiste à nos joutes verbales ».

Ce sujet n’est finalement pas si simple : les victimes des mails surabondants en sont aussi les acteurs. Comment travailler sur des comportements qui dépendent de la bonne volonté de chacun ?

mail4

1. Faire évoluer les comportements petit à petit

 Un groupe de travail rassemblant une dizaine de personnes (managers et non-managers) est constitué. Toutes les semaines, chaque membre du groupe se donne des comportements qui demandent peu d’énergie et les diffuse dans son périmètre : collaborateurs, collègues… voire supérieur.

Quelques exemples d’action simples :

  • Je n’utilise plus le “Répondre à tous” et j’invite mon entourage à en faire de même,
  • Quand j’ai un mail que je ne veux pas recevoir, je rappelle à l’ordre l’émetteur poliment et j’en profite pour lui expliquer le contexte du projet,
  • Pour les demandes du quotidien, je fais comprendre à mes collaborateurs que je ne répondrai plus systématiquement « merci » et qu’ils ne doivent pas l’interpréter par un manque de courtoisie,
  • Je vais voir les gens pour une demande simple ou urgente, cela permet aussi de réintroduire de l’humain dans les relations de travail,
  • J’arrête de raisonner selon l’équation « je renvoie le mail = la balle est dans son camp ».

2. Engager toute l’organisation

On peut ensuite envisager des actions à plus grande échelle pour qu’elles touchent toute l’organisation :

  • Communiquer des bonnes pratiques d’utilisation des mails adaptées au contexte de l’entreprise et inciter les managers à donner l’exemple.
  • Organiser régulièrement des journées sans mail, initiative déjà lancée dans certaines entreprises (PriceMinister, Atos, Amazon)Attention cependant à bien préparer ces journées : des canaux de communication alternatifs doivent être en place (plate-forme de stockage de documents, messagerie instantanée) sous peine d’échec.
  • Former les collaborateurs à l’utilisation de la messagerie pour les aider à traiter leurs mails plus efficacement.

mail2


La suite au prochain épisode

Le prochain épisode décrira deux autres situations souvent rencontrées : des silos organisationnels générateurs d’inefficacité et une perte de contrôle des emplois du temps, sentiment exacerbé par des réunions envahissantes et un fonctionnement à l’urgence.

Newsletter

Inscrivez-vous à notre newsletter pour recevoir nos dernières actualités*

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé de gestion des Clients et Prospects (CRM).

Le Responsable de traitement est la société weave, 37 rue du rocher 75008 Paris RCS Paris 802 396 085.

Elles sont destinées à l’activité marketing du groupe weave ainsi quà celle de ses filiales, à l’exclusion de tout transfert hors de l’UE. Elles sont conservées pour une durée conforme aux dispositions légales (par exemple 3 ans pour les données prospects).

Ce traitement nécessite votre consentement que vous pourrez retirer à tout moment sans que cela ne remette en cause sa licéité.

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » et au règlement européen n°2016/679, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification ou d’effacement, ainsi que d’un droit à la portabilité de vos données ou de limitation du traitement. Vous pouvez également pour des raisons tenant à votre situation particulière, vous opposer au traitement de vos données et donner des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (www.cnil.fr).

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l’adresse vosdonnees@weave.eu.

En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l’utilisation de cookies pour mesurer notre audience, vous proposer des contenus et des offres personnalisées, ainsi que des fonctionnalités de partage sur les réseaux sociaux. En savoir plus sur notre politique de cookies et notre charte des données personnelles